Hoe schrijf je duidelijke e-mails die wel worden gelezen?
Heb jij ook zo’n mailbox waar geen doorkomen aan is? Vol met nieuwsbrieven, spam, berichten ‘ter info’ waar je vaak niets mee doet. Het punt is, tussen alle ruis zit ook belangrijke informatie. Dus je worstelt je er elke dag maar weer dapper doorheen.
Maar wat kost het een tijd. Gemiddeld wel 28% van onze werktijd, las ik onlangs in Volkskrant Magazine. Dat getal kan echt omlaag, als we wat meer aandacht besteden aan de e-mails die we versturen. Hoe schrijf je duidelijke e-mails? Bespreek het eens met je team.
Een paar tips om duidelijke e-mails te schrijven:
- Stuur je mail alleen aan wie het echt betreft. Een hoop mensen laten via CC anderen meelezen om hen medeverantwoordelijk te maken. Doe hier niet aan mee. Neem zelf verantwoordelijkheid voor je werk.
- Kom direct ter zake. Verstop je boodschap niet in details of een lange inleiding.
- Houd het kort. Berichten die langer zijn dan 5-10 regels, worden bij voorbaat al overgeslagen.
- Welke actie verwacht je van de geadresseerde en wanneer: staat dat er duidelijk in? Maak dit eventueel vetgedrukt.
- Zet verschillende onderwerpen in aparte e-mails. Zo geef je mensen de kans om acties afzonderlijk af te handelen.
- Gebruik de onderwerpregel goed. Vermeld eerst het project/onderwerp, dan je concrete vraag. Bijvoorbeeld: personeelsfeest: kun je me het webadres mailen van de band die je noemde?
- Doe altijd een laatste check voor je op ‘Verzenden’ drukt. Staat alles erin? Is de toon vriendelijk maar duidelijk? En ben je geen bijlagen vergeten? Verzenden maar!
Trouwens, e-mail is niet in alle gevallen het meest efficiënte middel. Dus waag er eerst een telefoontje aan. Met een beetje geluk heb je meteen antwoord op je vraag.
En als je gefocust wilt werken, train jezelf dan om je mail nog maar 2 x per dag te openen. Bij voorkeur niet aan het begin van je werkdag. Je zult versteld staan hoeveel werk je gedaan krijgt.
