Instructie voor werkoverdracht
Iedereen is weleens onverwacht niet op het werk. Een familielid overlijdt plotseling, of je bent geveld door griep of een blessure. Ik wens het je natuurlijk niet toe. Maar als je weet dat je collega’s jouw vaste taken overnemen, kun je het werk tenminste loslaten als dat een keertje nodig is. Hierbij kun je denken aan taken die steeds terugkomen, zoals betalingen verrichten, berichten op de website plaatsen, et cetera. Als je deze taken vastlegt in een instructie, kan een collega ze uitvoeren in jouw plaats. Waar moet je op letten als je zo’n instructie voor werkoverdracht schrijft?
(1) Bedenk allereerst wie jouw instructie gaat gebruiken.
Het doel is namelijk dat je collega deze taak zo zelfstandig mogelijk kan uitvoeren. Dus: wat weet diegene al over deze taak en wat nog niet?
(2) Schrijf een korte inleiding.
Over welke taak hebben we het? Hoe past die in het grotere geheel? En welke hulpmiddelen of informatie heeft je collega nodig om ermee te kunnen beginnen?
(3) Beschrijf dan de eigenlijke taak.
Welke stappen moet je collega achtereenvolgens nemen om de taak te voltooien? Vervolgens nummer je deze stappen. Een manier om te zorgen dat je niets vergeet, is zelf de complete taak doorlopen en per stap noteren wat je doet.
(4) Gebruik illustraties, zoals foto’s of schermafbeeldingen.
Maar doe dit alleen als de illustraties of screenshots echt iets toevoegen, dus als ze zinvol zijn én duidelijk.
(5) Gebruik een actieve, concrete schrijfstijl.
Gebruik de gebiedende wijs (bijv. “klik in het menu op Invoegen”). Beschrijf de stappen zo concreet mogelijk. En houd het kort, geef geen overbodige informatie.
(6) Zorg voor een duidelijke opmaak.
Als je menu-items of schermtitels noemt, maak ze dan vetgedrukt. Want dit geeft de lezer een gevoel van herkenning en bevestiging dat hij op de juiste weg is.
(7) Vraag een collega om je instructie te testen.
Dingen die jij vanzelfsprekend vindt, zijn voor de ander misschien onduidelijk. Verwerk daarom alle opmerkingen die uit de test naar voren zijn gekomen.
(8) Plaats je instructie voor werkoverdracht op een plek waar je collega’s altijd bij kunnen en informeer hen.
